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¿Porqué un Asistente virtual es la mejor opción para los emprendedores?

Antes de explicarte porqué contratar un asistente virtual es la mejor opción si estás emprendiendo déjame ponerte en situación.

Últimamente cada vez son más los emprendedores que confirman los beneficios de contar con una asistente virtual.

Y es que si eres emprendedor o trabajador autónomo necesitas mantener el foco y estar centrado en tu trabajo para conseguir llevar tu proyecto adelante y es posible que a veces necesites ayuda para realizar ciertas tareas, ya sean tareas de gestión diaria, administración o creativas.

En el día a día de un negocio online hay muchas tareas a realizar que son imprescindibles para poder llevar tu negocio hasta el punto en que necesitas para hacer que despegue y una vez allí mantenerlo.

No es que tú no seas muy capaz de hacerlas, pero nuestro tiempo es limitado y tal vez por falta de tiempo o porque no te gusta realizar cierto tipo de tareas se te vayan acumulando una tras otra. ¿Te suena el síndrome del superhéroe?

Echa la vista atrás ¿Cuántas veces has pospuesto y dejado para la última esa tarea que no te gusta?

Puede que en más de una ocasión te hayas encontrado al final de la semana con un montón de trabajo pendiente de realizar y hayas tenido que pasar el fin de semana trabajando o incluso anulando esas vacaciones que tanta falta te hacían.

Igual que otros muchos emprendedores cuando hace un tiempo decidiste hacer realidad tu sueño de emprender, no te imaginaste que te ibas a sentir desbordado por la cantidad de trabajo administrativo que conlleva sacar adelante un negocio.

Y ese exceso de tareas no te permite centrarte en lo que verdaderamente te llena.

Si miras atrás, seguro que te sientes orgullos@ de lo que has conseguido pero al mismo tiempo ves que has renunciado a ese idea que tenías cuando te embarcaste en tu proyecto y que por supuesto incluía disfrutar del camino y/o del tiempo que ibas a poder tener para ti y para tu familia.

Y es que hay quien considera que un negocio es como un hijo, porque tú lo creas, lo moldeas, lo haces crecer y lo llevas adelante cada día con tu esfuerzo y tu sudor. Pero a veces ese hijo puede requerirte demasiado tiempo y dejarte sin el tiempo que necesitas para atender otras obligaciones o simplemente para disfrutarlo haciendo otras cosas.

No hace falta que te diga que las mejores relaciones personales y profesionales se basan en la confianza. Y para mantener esa confianza tus clientes necesitan estar seguros de que les vas a responder cuando ellos necesiten y no cuando a ti te venga bien dentro de una semana o un mes.

Creo que ya te vas imaginando las razones por las que contratar un asistente virtual para los emprendedores puede ser una de las mejores inversiones que realices en tu negocio. Pero por si aún no lo tienes claro, te sigo contando.

El mundo está lleno de emprendedores y evidentemente no todos emprenden online.

Hay personas que deciden abrir una tienda física de ropa, una panadería o una tienda de accesorios para mascotas.

Tiempo después comprueban que cada día es más dificil atraer nuevos clientes y fidelizar los que ya tenían, debido a la competencia del mercado.

Gracias a las redes sociales, a las campañas de publicidad y a tener una correcta estrategia de marketing puedes conseguir más clientes, que al final se traducen en mayores beneficios para tu negocio.

Así que aunque tengas un negocio tradicional un asistente virtual te puede ayudar en todas las gestiones online que vas a necesitar hacer para darle más visibilidad a tu negocio.

¿Qué tipo de asistente virtual debes contratar?

Elige a quien te transmita ese algo que tú necesitas, llámalo confianza, llámalo buenas vibras, llámalo X.

Igual que tus clientes deben confiar en ti, tú debes hacerlo en la persona que contrates ya que vas a dejar en sus manos parte de tu negocio y así poder seguir dando a tus clientes el mejor servicio en todo momento sin perder tu esencia. Incluso cuando no estás.

Es muy importante que sientas afinidad con esa persona y te sientas a gusto trabajando con ella.

Aquí te dejo algunas ideas que te pueden ayudar a elegir a la asistente virtual perfecta para ti.

  • Échale un vistazo a su página web, como poco te llevarás una idea de cómo es y cuáles son sus principios básicos. ¿Encajan con los tuyos?.
  • Puedes pedirles referencias de otras empresas (esta parte no siempre se tiene ya que no todas las empresas desean que se conozca que han contratado un asistente), su currículum y sus diplomas.
  • Pregunta a otros conocidos que hayan tenido un asistente virtual ya que si son emprendedores saben tan bien como tú por lo que estás pasando y cómo puede ayudarte este servicio.
  • ¿En qué está especializada?. Es muy importante que lo esté como mínimo en las principales áreas en las que vas a necesitar ayuda, ya que no estás cogiendo una persona en prácticas.
  • Concierta una cita para conoceros. Ya sea en persona si estáis al lado o vía skype si os pilla lejos (recuerda que lo bueno de trabajar de forma online es que se puede hacer desde cualquier parte del mundo).

Qué trabajo puedes delegar a un asistente virtual

Los trabajos que los emprendedores delegan en una asistente virtual son muy diversos.

Me explico.

Una buena asistente virtual tiene que ser capaz de conocer las diferentes tareas que comporta la gestión administrativa y/o creativa de una empresa, pero no va a ser especialista en todo (nadie lo es y si esperas encontrar alguien así, posiblemente acabes por no contratar a nadie o por contratar a quien te venda la moto de que sabe hacer de todo y luego no sea así).

Olvídate de eso, sólo malgastarás tiempo, dinero y te llevarás una desilusión y un mal concepto de que es la asistencia virtual.

Existen asistentes virtuales que se encuentran especializadas en las tareas de gestión y administración de empresas, otras lo son en el ámbito de contabilidad y facturación, en documentación de procesos, en gestión de redes sociales, en redacción de contenidos y otras en marketing digital.

También pueden estar especializadas en un sector, por ejemplo en decoración, en viajes, en medicina, en bienestar personal o en marketing.

Cualquier asistente virtual profesional debe decirte en qué es y en qué no es especialista.

Por ejemplo en mi caso a día de hoy te diría que soy especialista en documentación de procesos y varias áreas de marketing pero que no gestiono la parte de contabilidad.

¿Porqué?

Pues muy simple, porque aunque sé de ello no es algo que me apasione y además no estoy actualizada en los cambios de legislación, así que para que te voy a ofrecer un servicio en el que no me voy a encontrar a gusto y me va a costar la vida realizar.

Lo contrario no sería productivo para ninguna de las dos partes, así que no tendría sentido ofrecer ese servicio.

Dicho esto, te cuento qué tareas puede realizar para un emprendedor un asistente virtual, lo cuál no quiere decir que sean las únicas . Así que todo depende de lo que acuerdes con la persona que contrates.

Documentación de procesos

Y te lo pongo el primero porque realmente es lo primera acción que sí o sí tienes que llevar a cabo si quieres que tu negocio crezca.

Esta es una tarea ideal para una asistente especialista en gestión y documentación de procesos.

Para poder delegar tareas tendrás que definir y documentar que quieres que se haga y como quieres que se haga.

La documentación de procesos es una tarea primordial para tu negocio ya que te permitirá delegar realmente, bien en un asistente virtual o en cualquier miembro de tu equipo e incluso llegado el momento poder automatizar.

Si no realizas este proceso no te voy a decir que sea totalmente imposible crecer, porque cosas más raras he visto, pero sí que te digo que si pretendes hacer las cosas bien no podrás crecer sin ir con la lengua fuera todo el día, ya que tendrás que estar pendiente de absolutamente todo.

Así que siéntate con tu asistente y ofrécele los datos que necesita para que pueda desarrollar los procedimientos necesarios que te van a ayudar a que cualquier miembro de tu equipo pueda realizar esas tareas sin tener que molestarte continuamente.

Atención telefónica

Ojo, No lo confundas la atención telefónica con hacer telemarketing.

La atención telefónica cada día se da menos en algunos negocios, pero en el caso de que por el tipo de servicio que ofreces necesitas que alguien coja el teléfono y recoja citas o mensajes podrías solicitar este servicio.

También puede incluir realizar alguna llamada si hubiese que ponerse en contacto con alguna de las personas que han llamado para cancelar una cita, concertar una nueva, confirmar una existente, solicitarles documentación o ese tipo de cosas que haría una recepcionista en la centralita de tu empresa.

Esto se puede hacer a través del desvío de llamadas o de la contratación de una línea propia independiente para este tipo de servicios.

Atención Online

Cada día está más en auge, y es que muchas personas prefieren ser atendidos a través del chat de tu página.

La asistente contesta al chat de tu página web como servicio de atención al cliente y te envía a ti o a la persona encargada de tu equipo aquellas cuestiones que realmente necesiten de vuestra intervención.

De esta forma tú y tu equipo podéis seguir siendo productivos, efectivos y eficaces en vuestro trabajo.

¿Sabes la cantidad de empresas que pierden clientes por no contestar a tiempo a consultas sencillas?

Evita dar una mala atención a tus clientes y consigue que se sientan siempre escuchados y bien atendidos. La mayoría de emprendedores le restan importancia hasta que se dan cuenta que contratando una asistente virtual solucionan un problema que le devuelve la vida a su negocio.

Coordinación de tu agenda

Si atiendes las llamadas, chats, etc… pero luego no apareces o no contestas habrás resuelto poco.

Así que necesitarás que todas esas citas, eventos, y gestiones se apunten en tu agenda y se modifiquen en el caso de que haya algún cambio.

Gestión de correo electrónico

Este es uno de los servicios más demandados.

¿Cuánto tiempo te roba leer los tropecientos emails que te llegan cada día?

Sabes tan bien como yo que la mayoría de ellos suelen ser publicidad o cuestiones muy triviales.

Un asistente virtual te ayuda a filtrar gestionando por ti tu email y avisándote cuando es necesario que seas tú quien conteste directamente.

El resto se clasifica y se guarda para ti según el criterio establecido para que puedas revisarlos en cualquier momento.

Te aseguro que hay muchas más personas de las que crees utilizando este servicio.

Gestión de redes sociales

Tener abandonadas las redes sociales puede hacer que tus clientes actuales y potenciales dejen de estar interesados.

Gestiona tus redes sociales y mejorarás la relación con tus clientes.

Depende del asistente puede subir y programar lo que tu has preparado previamente a cada plataforma o redactarlo directamente.

Edición de Blogs

Si has redactado tu nuevo post pero necesitas que te echen una mano con la edición de tus textos para que resulten lo más atractivos posible y programen la publicación en el momento que tú indiques, puede irte bien este apartado.

Corrección de textos

¿Ya por fin has conseguido plasmar en un mismo documento todas aquellas ideas que tenías en la cabeza y que querías presentar a tu cliente? Pues ya has conseguido una parte primordial de la tarea, pero ahora viene la pregunta: ¿tus clientes van a entender lo que tu esperabas al escribirlo? 

¿Vas a conseguir que se sumerjan en las ideas tan fantásticas que tú les planteas? O por el contrario cuando empiecen a leer tu email o tu web pensarán, ¿pero qué pone aquí?

Ya sea por faltas de ortografía o por falta de estructura o de orden de tu texto, puedes dar una mala impresión a tus clientes y perderlos para siempre en un segundo.

Lo importante no es tener claras la ideas, ¡que también! Sino saber explicarlas y sabemos que no todos tenemos esa facilidad de palabra o de escritura.

Los emprendedores saben de emprender y no tienen porque saber redactar y tu asistente virtual sabe de lo que a ti te falta y por eso la contratas.

Por ello es ideal la revisión de tus textos dándole una vuelta o las que hagan falta para reorganizar aquellas ideas que tú quieres que tus clientes entiendan, sin perder en ningún momento la esencia del contenido original.

Área creativa y optimización de archivos

Existen asistentes virtuales que por su experiencia laboral y/o estudios son especialistas en el área creativa.

Me refiero a la optimización de tus imágenes para tus archivos, hacer algunos retoques, poner tu logo, hacer montaje en plantillas para tus diferentes redes sociales y ese tipo de cosas.

Quiero dejar claro que no te estoy hablando de que se encarguen de diseñarte el logo, la web, tu publicidad offline y online, las campañas, etc…, ya que para eso hay otro tipo de profesionales freelance que hacen muy bien su trabajo.

Maquetaciones

¿Necesitas que den estilo a tu lead magnet,  tu catálogo de presentación o tu ebook?

Está claro que no siempre es fácil realizar estas tareas, tú sólo tienes que enviar la idea original y te lo devuelven bonito manteniendo tu estilo.

Facturas y presupuestos

Aquí se incluiría la emisión y envío de facturas y presupuestos, seguimiento y gestión de tus cobros, verificación y conformación de las recibidas, preparación y ejecución de tus pagos, registro y archivo de la facturación de tu negocio, informes y listados para estar preparado para el IVA, comunicación con tu gestoría para enviarles documentación correspondiente.

Contabilidad

Esta parte si no es que la persona elegida está especializada en contabilidad, debería de gestionarse a través de una gestoría. De esta forma te evitarás tener futuros problemas con hacienda.

Búsqueda de proveedores

Búsqueda de proveedores, contacto con ellos para pedir presupuestos, comparativas de presupuestos, reclamaciones de pedidos, control de existencias y previsiones de cobros y pagos.

Transcripción de documentos

Si eres de los que lo graba todo y luego no transcribe nada por falta de tiempo, puedes usar el servicio de transcripción de documentos o notas, también llamado grabación de datos.

¿Cómo sabrá lo que tiene que hacer?

Ten claro que la asistente que contrates va a ayudarte en todo lo que pueda, pero evidentemente no es adivina y necesita que le indiques que procesos debe de seguir.

En el primer punto hemos hablado de la documentación de tus procesos como primera tarea a realizar.

Tal vez ahora estés pensando, sí me parece muy bien lo que me cuentas, pero es que yo lo que necesito es que responda a los 300 emails que recibo todos los días y los archive.

Vale perfecto, pero si no le explicas como hacerlo va a tener que preguntarte en más de una ocasión haciéndote perder el foco de lo que estás haciendo y si dentro de 3 meses por cualquier motivo cambias de asistente o decides contratar a alguien que asumirá esa tarea entre las suyas vas a tener que volver a explicar lo mismo una y otra vez.

Sin embargo si está por escrito en una herramienta online, cualquier persona de tu equipo tiene acceso a ello y sabrá con quienes tiene que contactar, el número de teléfono, que puntos ha de tener en cuenta en cada uno de los procesos que le has pedido que haga, … y todo sin necesidad de molestarte ni un segundo.

¿Cuánto te cuesta tener un Asistente Virtual?

Una de las preguntas más habituales que me realizan tiene que ver con si resulta o no rentable contratar un asistente virtual.

Si lo comparas con tener que dar de alta a un trabajador no solo no es caro, sino que te sale muy rentable.

Coge papel y boli y haz los números.

Si contratas a un trabajador en plantilla como mínimo tienes unos gastos fijos de nóminas, pagas extras, cotización a la seguridad social, mutua y seguros.

Sin embargo, contratar una asistente virtual freelance te ofrece la posibilidad de poder llevar adelante tu negocio sin necesidad de tener que sumergirte en los grandes gastos que supondrían tener que contratar a una persona que realizase estas tareas durante todo el mes.

Además contratar a un trabajador en plantilla supone una responsabilidad para la empresa tanto económica como moral.

La preocupación por su estabilidad laboral de tu trabajador y el hecho de que mañana no tengas suficientes tareas que darle o que no hayas ingresado el dinero suficiente para mantener a esa persona puede llegar a quitarte demasiadas horas de sueño.

Y tú tal vez sólo necesitas ayuda durante un pico de trabajo o durante una campaña concreta y luego no vuelvas a necesitarlo hasta dentro de un tiempo, por lo que tienes total flexibilidad de acción según las necesidades que tengas en cada momento.

También puedes planteartelo de la siguiente forma. ¿Cuánto vas a ganar de más si gracias a tu asistente virtual consigues: atender bien a tus clientes, automatizar tus servicios, ser más productivo, centrarte en lo realmente importante, vender más productos o servicios?

Así que valora cuáles son las tareas que necesitas delegar y pide presupuesto a tu asistente para que pueda indicarte.

¿Y tú que otras tareas crees que se pueden delegar a un asistente virtual? ¿Crees que aún es una profesión del futuro o ya ha llegado para quedarse?

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